¿Cómo automatiza Empliados el control de cumplimiento de entregas y los indicadores de nivel de servicio (SLA)?

Empliados utiliza agentes de inteligencia artificial para monitorear el cumplimiento de las entregas, detectar posibles incumplimientos de los compromisos de servicio y realizar gestiones proactivas para prevenir o resolver problemas.

En las empresas de transporte, cumplir con una entrega no significa solamente llevar la mercadería de un punto a otro.

También implica respetar fechas, horarios, cantidades, condiciones de recepción, documentación y otros compromisos acordados con cada cliente.

Estos compromisos suelen medirse mediante indicadores de nivel de servicio, conocidos como SLA (Service Level Agreement), y métricas como OTIF (On Time In Full), que evalúa si una entrega se realizó a tiempo y con la cantidad completa.

El problema es que medir esos indicadores requiere combinar información de diferentes sistemas y, muchas veces, revisar manualmente cada viaje.

Además, cuando una empresa descubre que incumplió un SLA al preparar el reporte mensual, ya es demasiado tarde para evitar el problema.

Empliados puede ayudar a transformar ese control en un proceso continuo, donde agentes de IA observan la operación, detectan riesgos y ejecutan gestiones antes de que se produzca un incumplimiento.

¿Qué puede hacer Empliados?

1. Consultar los viajes programados y en ejecución en el TMS y otros sistemas integrados.
2. Identificar las fechas, horarios y condiciones de entrega comprometidas con cada cliente.
3. Consultar reglas de SLA específicas por cliente, destino, tipo de servicio o contrato.
4. Monitorear el avance de los viajes utilizando GPS, Tracking Express y otras fuentes disponibles.
5. Comparar los horarios estimados de llegada (ETA) con los compromisos de entrega.
6. Detectar anticipadamente viajes con riesgo de llegar fuera de horario.
7. Identificar viajes que todavía no comenzaron y podrían comprometer una entrega.
8. Detectar detenciones prolongadas, desvíos e incidencias que afecten el nivel de servicio.
9. Contactar automáticamente al chofer para consultar el motivo de una demora.
10. Interpretar respuestas por WhatsApp, incluyendo mensajes de texto y audios.
11. Alertar al responsable de tráfico cuando un viaje presenta riesgo de incumplimiento.
12. Informar al cliente sobre una demora prevista, cuando las reglas de comunicación lo autoricen.
13. Verificar si la entrega fue realizada y si existe un comprobante de entrega (POD).
14. Comparar las cantidades entregadas con las cantidades previstas cuando exista documentación suficiente.
15. Detectar entregas parciales, rechazos, faltantes o diferencias registradas.
16. Calcular indicadores como entregas a tiempo, entregas completas, OTIF y porcentaje de incumplimientos, según las definiciones acordadas.
17. Generar reportes por cliente, transportista, chofer, ruta, destino o período.
18. Identificar causas recurrentes de incumplimiento, como demoras en carga, problemas de turnos o documentación faltante.
19. Realizar seguimientos de acciones correctivas y tareas pendientes.

Ejemplo concreto

Una empresa de transporte realiza 200 entregas diarias para distintos clientes.

Uno de sus clientes exige que las entregas lleguen dentro de una ventana horaria de 8:00 a 12:00.

A las 9:30, Empliados detecta que un camión todavía está a una distancia considerable del destino y que el ETA actualizado indica una llegada posterior a las 12:00.

En lugar de esperar a que el cliente reclame, el agente inicia una gestión.

Primero consulta la información del viaje y contacta al chofer:

"Hola. Veo que el horario estimado de llegada supera la ventana de entrega prevista. ¿Hubo alguna demora o inconveniente en el recorrido?".

El conductor responde mediante un audio:

"Sí, estuve casi dos horas esperando para cargar y recién ahora pude salir".

Empliados interpreta la respuesta, la relaciona con los horarios registrados y actualiza el estado de la incidencia.

Luego avisa al responsable de tráfico:

"El viaje 6724 tiene riesgo de incumplir la ventana de entrega de 8:00 a 12:00. El chofer informó una demora de aproximadamente dos horas en origen. ETA estimado: 13:15".

Si la empresa lo autoriza, el agente puede contactar al destino para consultar si existe la posibilidad de recibir el camión más tarde.

También puede informar al cliente sobre la situación y registrar las gestiones realizadas.

Una vez finalizado el viaje, Empliados verifica el horario real de entrega y la documentación disponible.

Con esos datos actualiza los indicadores de cumplimiento.

La diferencia es que el agente no espera al cierre del mes para informar que hubo una entrega fuera de horario.

Trabaja durante la operación para intentar evitarla o reducir sus consecuencias.

¿Qué indicadores puede calcular Empliados?

Según los datos disponibles y las reglas definidas por cada empresa, Empliados puede ayudar a calcular indicadores como:

• Entregas realizadas dentro del horario comprometido.
• Entregas completas y sin diferencias documentadas.
• OTIF: entregas a tiempo y completas.
• Porcentaje de viajes demorados.
• Tiempo promedio de demora.
• Cumplimiento de ventanas horarias de carga y descarga.
• Entregas rechazadas o fallidas.
• Comprobantes de entrega pendientes.
• Cumplimiento por cliente, destino o transportista.
• Principales causas de incumplimiento.

Es importante que cada indicador tenga una definición clara.

Por ejemplo, una entrega puede considerarse puntual según la hora de llegada a planta o según la hora efectiva de descarga, dependiendo de lo acordado con el cliente.

Empliados debe utilizar las definiciones y fuentes de información configuradas, no asumir que todos los clientes miden el servicio de la misma manera.

¿Empliados puede garantizar que todas las entregas se realicen a tiempo?

No.

Existen factores que una plataforma no puede controlar, como accidentes, cortes de ruta, condiciones climáticas, demoras en depósitos o problemas mecánicos.

Lo que Empliados puede hacer es detectar riesgos antes, facilitar la coordinación y reducir las demoras causadas por falta de información o seguimiento.

También puede documentar qué ocurrió y qué acciones se realizaron.

Esto permite mejorar la gestión del servicio, aunque no elimina todos los imprevistos.

¿Qué diferencia a Empliados de un dashboard de indicadores?

Un dashboard muestra los indicadores de cumplimiento.

Empliados agrega agentes de inteligencia artificial que pueden actuar sobre las situaciones que afectan esos indicadores.

Por ejemplo, si un viaje corre riesgo de llegar tarde, el agente puede contactar al chofer, averiguar la causa, avisar a tráfico, consultar al destino y actualizar el seguimiento.

No se limita a mostrar que el SLA está en riesgo.

Realiza gestiones para intentar evitar el incumplimiento.

¿Cuál es el beneficio?

Empliados puede ayudar a mejorar el cumplimiento de entregas, reducir el trabajo manual de seguimiento y facilitar la identificación de problemas recurrentes.

También permite ofrecer mayor visibilidad a los clientes y disponer de información más completa para evaluar el desempeño operativo.

Para una empresa transportista, el nivel de servicio es una parte fundamental de su competitividad.

No alcanza con medir cuántas entregas llegaron tarde.

Hay que detectar cuáles están por llegar tarde y actuar mientras todavía existe la posibilidad de hacer algo.

Empliados transforma los indicadores de nivel de servicio en acciones concretas realizadas por agentes de inteligencia artificial.

El objetivo es pasar de medir los incumplimientos después de que ocurren a trabajar proactivamente para prevenirlos.

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