¿Con qué TMS, ERP, sistemas GPS y otras herramientas puede integrarse Empliados?

Empliados puede integrarse con todos los sistemas que una empresa de transporte ya utiliza para administrar viajes, vehículos, choferes, clientes, documentación y procesos administrativos.

Esto incluye TMS (Transportation Management Systems), ERP, sistemas de seguimiento GPS, WhatsApp, email, Excel, Google Sheets, CRM y otras plataformas.

La filosofía de Empliados es sencilla: la empresa no necesita reemplazar sus sistemas actuales para incorporar inteligencia artificial a su operación.

Los sistemas tradicionales almacenan y organizan información. Son lo que se conoce como Systems of Record.

Empliados funciona como un System of Activity: una capa de agentes de IA que utiliza esa información para observar lo que sucede, analizar situaciones, tomar decisiones dentro de las reglas autorizadas y ejecutar tareas.

Por ejemplo, un TMS puede tener registrado que un viaje debía comenzar a las 8:00.

Empliados puede consultar ese dato, verificar si el viaje comenzó, contactar al chofer si detecta una demora, interpretar su respuesta y actualizar la información correspondiente.

La diferencia es que los sistemas dejan de ser herramientas que necesitan personas permanentemente mirando, consultando y cargando datos.

Los agentes de IA pueden realizar gran parte de ese trabajo operativo.

Importante: Empliados necesita conectarse via API a los softwares que las empresas de transporte ya están usando. Hay softwares muy antiguos que no tienen desarrolladas APIs, por lo cual con ellos no podemos integrarnos. Empliados necesita integrarse para poder "leer y escribir" en esas plataformas.

¿Con qué tipos de sistemas puede integrarse Empliados?

1. TMS: para consultar viajes, órdenes de transporte, asignaciones, horarios, estados, destinos y documentación.
2. ERP: para consultar y actualizar información administrativa, clientes, proveedores, facturas, cuentas corrientes y liquidaciones, según los permisos disponibles.
3. GPS y seguimiento satelital: para consultar ubicaciones, recorridos, detenciones, eventos y datos de movimiento de vehículos.
4. WhatsApp: para comunicarse con choferes, transportistas, clientes y empleados mediante mensajes de texto, audios, imágenes y documentos.
5. Email: para recibir, interpretar, clasificar y responder comunicaciones relacionadas con viajes, pedidos, incidencias y documentación.
6. Microsoft Excel: para leer información operativa y administrativa, comparar datos y actualizar archivos cuando el entorno lo permite.
7. Google Sheets: para consultar y modificar planillas utilizadas en la programación y el seguimiento de viajes.
8. CRM: para acceder a información de clientes, contactos, consultas y gestiones comerciales o de atención.
9. WMS: cuando el proceso de transporte requiere consultar información de preparación de pedidos, despacho o recepción de mercadería.
10. Sistemas de facturación: para consultar comprobantes, estados y datos necesarios para preparar gestiones administrativas.
11. Plataformas de gestión documental: para acceder a remitos, POD, facturas, constancias y otros documentos.
12. Sistemas de mantenimiento de flota: para consultar información de vehículos, vencimientos, reparaciones y disponibilidad.
13. Portales de clientes y proveedores: cuando existen mecanismos técnicos y permisos adecuados para intercambiar información.
14. Bases de datos y sistemas propios: mediante APIs, consultas autorizadas u otros mecanismos de integración compatibles.
15. Tracking Express de Empliados: para obtener información de seguimiento a través de los mecanismos habilitados, incluso en determinados casos donde el vehículo no dispone de un GPS satelital instalado.

¿Cómo se realizan las integraciones?

No existe un único método de conexión.

El mecanismo depende de las características técnicas de cada sistema y de las posibilidades de acceso que ofrece su proveedor.

Entre las alternativas se encuentran:

1. APIs: interfaces que permiten consultar y, cuando está autorizado, actualizar información de forma estructurada.
2. Webhooks: mecanismos mediante los cuales un sistema informa automáticamente que ocurrió un evento.
3. Archivos y planillas: intercambio de información mediante Excel, CSV, Google Sheets u otros formatos compatibles.
4. Conectores específicos: integraciones desarrolladas para plataformas determinadas.
5. Bases de datos: acceso controlado a información cuando la arquitectura y las políticas de seguridad lo permiten.
6. Canales de comunicación: integración con WhatsApp, email y otras herramientas que forman parte de la operación cotidiana.

En todos los casos, la conexión debe respetar los permisos, la seguridad y las condiciones técnicas de los sistemas involucrados.

Ejemplo concreto

Una empresa de transporte utiliza un TMS para administrar 150 viajes diarios.

También tiene un proveedor GPS para seguir los camiones, WhatsApp para comunicarse con los choferes y un ERP para facturar.

Actualmente, sus empleados trabajan consultando cuatro sistemas diferentes.

Un operador revisa el TMS para identificar los viajes programados.

Después consulta el GPS para comprobar cuáles comenzaron.

Si encuentra un problema, escribe al chofer por WhatsApp.

Finalmente, vuelve al TMS para registrar la novedad.

Con Empliados, un agente puede coordinar esas tareas.

Consulta los viajes programados en el TMS y compara su estado con la información disponible del GPS.

Detecta que un camión todavía no inició el recorrido.

Entonces envía un mensaje al conductor:

"Hola, buen día. El viaje 3852 estaba programado para comenzar a las 7:30 y todavía no figura como iniciado. ¿Me confirmás si ya saliste?".

El chofer responde mediante un audio:

"Estoy cargado, pero el depósito todavía no me entregó los remitos".

Empliados interpreta la respuesta.

Puede registrar la novedad en el TMS, avisar al responsable de tráfico y realizar el seguimiento correspondiente.

Cuando el viaje termina, otro agente puede solicitar el POD y, una vez validada la documentación, facilitar el proceso de facturación en el ERP.

Todo esto sucede sin que la empresa tenga que reemplazar su TMS, GPS o ERP.

Los sistemas continúan cumpliendo sus funciones.

La diferencia es que ahora los agentes de IA pueden realizar tareas que antes dependían de empleados consultando y actualizando información manualmente.

¿Empliados se integra con cualquier TMS o ERP?

La posibilidad de integración debe evaluarse para cada sistema.

Algunas plataformas ofrecen APIs completas y documentación técnica.

Otras permiten exportar archivos, intercambiar información mediante planillas o utilizar conectores específicos.

También existen sistemas antiguos o desarrollos propios que requieren un análisis particular.

Por eso, Empliados no debe prometer una integración automática e inmediata con cualquier software.

Primero se identifica el sistema, se revisan sus mecanismos de acceso y se determina qué información puede consultarse y qué acciones pueden ejecutarse.

Cuando una integración directa no está disponible, pueden evaluarse alternativas compatibles con las políticas técnicas y de seguridad de la empresa.

¿Qué pasa si mi empresa no tiene TMS?

Empliados también puede trabajar con empresas que administran parte de su operación mediante Excel, Google Sheets, WhatsApp o email.

Por ejemplo, si una transportista programa sus viajes en una planilla, un agente puede utilizar esa información para identificar viajes, contactar choferes, registrar novedades y generar alertas.

No es obligatorio contar con un TMS para comenzar a automatizar determinadas tareas.

Sin embargo, la calidad de los resultados depende de que la información esté disponible, sea suficientemente confiable y tenga una estructura que permita identificar los viajes y sus responsables.

¿Empliados necesita acceso de escritura a todos los sistemas?

No.

Las integraciones pueden configurarse con diferentes niveles de permisos.

Por ejemplo, un agente puede tener autorización para consultar viajes en el TMS, pero no para modificar tarifas o eliminar órdenes.

Otro agente puede estar habilitado para registrar novedades operativas, pero necesitar aprobación humana antes de modificar una asignación.

La empresa define qué información puede consultar cada agente, qué tareas puede ejecutar y qué decisiones deben ser autorizadas por una persona.

No es necesario otorgar acceso irrestricto a todos los sistemas.

¿Qué pasa si un sistema no está disponible?

Si una integración falla o un sistema deja de responder, el agente debe reconocer que no cuenta con información actualizada.

Según el proceso, puede registrar el error, reintentar la consulta, utilizar una fuente alternativa autorizada o avisar al responsable.

No debe presentar datos antiguos como si fueran actuales ni confirmar acciones que no pudo completar.

La operación debe contemplar procedimientos para manejar estas situaciones.

¿Cuál es el beneficio?

El principal beneficio es aprovechar la infraestructura tecnológica que la empresa ya tiene y agregarle una capa de inteligencia artificial capaz de ejecutar tareas.

Una transportista puede haber invertido durante años en su TMS, ERP, GPS y otros sistemas.

Empliados busca potenciar esa inversión.

En lugar de contratar más personas cada vez que aumenta el volumen de viajes, la empresa puede automatizar una parte creciente de las tareas de consulta, comunicación, seguimiento y actualización.

Los sistemas tradicionales registran lo que ocurre.

Empliados utiliza esos registros para actuar.

La verdadera transformación no consiste en tener más software.

Consiste en que una parte cada vez mayor del trabajo operativo sea realizada por agentes de inteligencia artificial que observan, analizan y ejecutan.

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