¿Qué necesita tener una empresa de transporte para comenzar a utilizar Empliados?

Para comenzar a utilizar Empliados, una empresa de transporte necesita identificar qué tareas son las que más los restringen para crecer, implementando una plataforma de IA ya desarrollada.

No necesita reemplazar su TMS, ERP o GPS.

Tampoco necesita instalar software en cada computadora ni capacitar a todos sus empleados para operar una nueva plataforma desde cero.

Empliados funciona como una capa de inteligencia artificial que se conecta con las herramientas que la empresa ya utiliza.

Su objetivo es que los agentes puedan observar información, analizar situaciones y ejecutar tareas.

Sin embargo, para realizar ese trabajo necesitan conocer qué está pasando en la operación.

Por ejemplo, para detectar viajes que no comenzaron, el agente necesita acceder a los viajes programados y sus horarios.

Para solicitar un POD, necesita identificar qué viaje terminó, quién fue el conductor y qué documento está pendiente.

Para responder una consulta de un cliente, necesita poder relacionar ese cliente con sus viajes y consultar información actualizada.

Por eso, el requisito más importante no es tener una infraestructura tecnológica sofisticada.

Es contar con información accesible, procesos identificables y sistemas que permitan las integraciones necesarias.

¿Qué necesita una empresa para empezar?

1. Una operación de transporte. Realizar viajes de carga, distribución, larga distancia u otras modalidades compatibles con los agentes de Empliados.
2. Procesos repetitivos. Tener tareas de seguimiento, coordinación, comunicación o administración que se realicen con frecuencia.
3. Un responsable operativo. Contar con alguien que conozca cómo funciona la empresa y pueda definir las reglas de trabajo.
4. Información sobre los viajes. Disponer de datos como origen, destino, fecha, horario, estado y conductor, según el proceso a automatizar.
5. Acceso a los sistemas existentes. Poder consultar la información necesaria del TMS, ERP, GPS u otras herramientas.
6. APIs compatibles. Verificar que los sistemas que deban integrarse permitan leer y escribir información mediante interfaces habilitadas.
7. Permisos de acceso. Autorizar qué información pueden consultar los agentes y qué acciones pueden ejecutar.
8. Datos de contacto. Contar con teléfonos o direcciones de email de las personas que participarán en los procesos automatizados.
9. Canales de comunicación. Habilitar WhatsApp, email o llamadas cuando los agentes deban utilizarlos.
10. Reglas de negocio. Definir qué se considera una demora, cuándo contactar a un chofer y qué situaciones requieren una alerta.
11. Responsables de excepciones. Identificar quién debe intervenir cuando un agente no puede resolver una situación.
12. Información razonablemente actualizada. Evitar que los agentes trabajen con datos sistemáticamente incorrectos o incompletos.
13. Procesos prioritarios. Elegir qué tareas conviene automatizar primero.
14. Criterios de validación. Definir cómo comprobar que los agentes realizan correctamente su trabajo.
15. Autorización de la empresa. Aprobar el acceso a sistemas, datos y canales involucrados.
16. Colaboración del área de sistemas cuando corresponda. Facilitar documentación técnica y credenciales.
17. Criterios de seguridad. Determinar permisos, registros y límites de actuación.
18. Un alcance inicial. Decidir con qué viajes, clientes o procesos comenzará la automatización.
19. Indicadores de resultado. Medir tiempos, tareas automatizadas, errores y beneficios.
20. Disposición a supervisar y ajustar. Revisar el comportamiento de los agentes durante las primeras etapas.

No todos estos requisitos necesitan resolverse al mismo tiempo.

Dependen de qué procesos se quieran automatizar.

Ejemplo concreto: una empresa que quiere automatizar los viajes no iniciados

Imaginemos una transportista que realiza 80 viajes diarios.

Actualmente utiliza un TMS para programar sus viajes.

Los operadores revisan cada mañana cuáles deberían haber salido y cuáles todavía figuran pendientes.

Cuando encuentran un viaje sin inicio, llaman o escriben al chofer.

La empresa quiere que Empliados realice esa tarea.

¿Qué necesita?

Primero, acceso a la información de viajes programados en el TMS.

Por ejemplo:

Viaje: 4582.

Chofer: Carlos Gómez.

Salida programada: 7:00.

Origen: Rosario.

Destino: Buenos Aires.

Estado: Programado.

Segundo, una integración compatible que permita consultar esa información.

Tercero, un canal de comunicación habilitado para contactar al chofer.

Cuarto, una regla de negocio.

Por ejemplo:

"Si un viaje no registra inicio 20 minutos después del horario previsto, consultar al conductor".

Quinto, un criterio de escalamiento.

Por ejemplo:

"Si el chofer informa una demora superior a 60 minutos, notificar al responsable de tráfico".

Con esos elementos, el agente puede ejecutar el proceso configurado.

A las 7:20 consulta el estado del viaje.

Si no encuentra evidencia de inicio, envía un WhatsApp:

"Buen día, Carlos. El viaje 4582 tenía salida programada a las 7:00. ¿Ya comenzaste el recorrido?".

El conductor responde:

"Todavía no. Estamos esperando la documentación".

Empliados interpreta la respuesta, registra la novedad cuando la integración lo permite y notifica al responsable según las reglas.

La empresa no necesitó cambiar su TMS.

Necesitó permitir que un agente pudiera utilizar la información de ese TMS para realizar una tarea.

¿Es obligatorio tener un TMS?

No necesariamente.

Una empresa puede administrar sus viajes mediante un TMS, un ERP, planillas de Excel, Google Sheets u otras herramientas.

Lo importante es que Empliados pueda acceder a la información necesaria mediante mecanismos compatibles.

Sin embargo, las capacidades disponibles dependen de la estructura y calidad de los datos.

Una planilla que contiene viajes, fechas, choferes y estados puede servir como fuente para determinados procesos.

Pero no necesariamente ofrece las mismas posibilidades de integración, validación y actualización que un TMS moderno con APIs.

La viabilidad debe evaluarse según cada caso.

¿Es obligatorio tener GPS en todos los camiones?

No.

Algunos agentes no necesitan conocer la ubicación exacta de los vehículos.

Por ejemplo, la solicitud de POD, la lectura de remitos, la rendición de gastos y determinados procesos administrativos pueden funcionar sin GPS.

Para el seguimiento de viajes, Empliados puede utilizar información de proveedores GPS integrados.

También puede utilizar Tracking Express en los casos en que esté disponible y el conductor autorice el seguimiento correspondiente.

La información obtenida dependerá de la conectividad, los permisos y las características de cada método.

Por eso, no es obligatorio que todos los camiones tengan un dispositivo satelital instalado para comenzar a automatizar tareas.

¿Qué pasa si la empresa trabaja con camiones tercerizados?

También puede utilizar Empliados.

Los agentes pueden participar en procesos de coordinación con transportistas externos mediante los canales habilitados.

Por ejemplo, pueden:

1. Confirmar asignaciones.
2. Consultar si comenzó un viaje.
3. Solicitar novedades.
4. Realizar check calls.
5. Consultar motivos de demora.
6. Solicitar ETA.
7. Pedir POD.
8. Registrar incidencias.
9. Verificar documentación.
10. Continuar seguimientos pendientes.

La disponibilidad de información y la capacidad de seguimiento dependen de los acuerdos con los proveedores y de los mecanismos de comunicación utilizados.

La empresa no necesita ser propietaria de todos los vehículos para beneficiarse de la automatización.

¿Qué pasa si el TMS o ERP no tiene API?

Es una limitación importante.

Para que Empliados pueda leer y escribir información dentro de un software empresarial, necesita una integración compatible.

Si el sistema no ofrece APIs ni otros mecanismos habilitados para la integración requerida, puede no ser posible conectarlo.

Esto debe verificarse antes de prometer una automatización.

Por ejemplo, si un TMS antiguo no permite consultar los viajes programados, Empliados no puede asumir que podrá acceder a esa información.

En algunos casos pueden existir fuentes alternativas para procesos específicos.

Pero esas alternativas deben evaluarse y no equivalen a garantizar una integración completa con el software original.

¿Hay que instalar Empliados en las computadoras de la empresa?

No.

Empliados está concebido como una plataforma que opera sin requerir una instalación local tradicional en cada puesto de trabajo.

Los agentes utilizan las conexiones y servicios configurados para acceder a la información autorizada.

Los empleados pueden supervisar los resultados y participar en las excepciones mediante las herramientas habilitadas.

La empresa no necesita instalar un programa en cada computadora para que los agentes puedan realizar su trabajo.

¿Cuántos viajes diarios debería tener una empresa?

Empliados está especialmente orientado a empresas de transporte con un volumen significativo de operaciones.

Como referencia, una empresa que realiza 50 o más viajes diarios suele tener suficientes tareas repetitivas como para evaluar múltiples oportunidades de automatización.

También pueden existir casos interesantes con menor volumen, especialmente cuando los procesos administrativos son complejos o requieren muchas comunicaciones.

La cantidad de viajes no es el único factor.

También importan:

• Cantidad de choferes.
• Número de clientes.
• Cantidad de destinos.
• Complejidad de los recorridos.
• Volumen de mensajes y llamadas.
• Cantidad de remitos.
• Incidencias por viaje.
• Trabajo administrativo requerido.
• Disponibilidad de integraciones.

Una empresa con pocos viajes pero mucha coordinación puede tener necesidades diferentes de otra con muchos viajes muy estandarizados.

¿Hay que contratar personal especializado en inteligencia artificial?

No necesariamente.

La empresa no necesita desarrollar sus propios agentes desde cero.

Empliados ya cuenta con más de 23 agentes de inteligencia artificial desarrollados para transporte y administración.

Lo importante es contar con personas que conozcan la operación y puedan definir qué trabajo debe realizarse.

El área de sistemas puede participar cuando sea necesario habilitar APIs, permisos y accesos.

Los empleados operativos pueden aportar reglas, ejemplos y criterios de validación.

No es indispensable que todos ellos sepan programar o construir sistemas de IA.

¿Qué información conviene preparar antes de comenzar?

Para facilitar una primera evaluación, puede ser útil disponer de:

1. Cantidad aproximada de viajes diarios.
2. Cantidad de camiones propios y tercerizados.
3. Nombre del TMS o sistema utilizado.
4. Nombre del ERP, si corresponde.
5. Proveedor de GPS o seguimiento.
6. Canales utilizados para comunicarse con choferes.
7. Forma actual de administrar remitos y POD.
8. Procesos que más tiempo consumen.
9. Principales problemas de coordinación.
10. Cantidad aproximada de personas en tráfico y administración.
11. Responsables de sistemas e integraciones.
12. Objetivos de automatización prioritarios.

No es necesario tener toda esta información perfectamente documentada para iniciar una conversación.

Pero ayuda a identificar rápidamente qué agentes podrían generar mayor valor.

¿Cuál es el beneficio?

El principal beneficio es que una empresa de transporte puede comenzar a incorporar inteligencia artificial aprovechando gran parte de la tecnología que ya utiliza.

No necesita reemplazar sus sistemas ni desarrollar agentes desde cero.

Necesita identificar procesos repetitivos, habilitar las integraciones necesarias y definir reglas claras.

Empliados aporta una plataforma de agentes que pueden ejecutar trabajo sobre esa información.

La empresa aporta su conocimiento operativo, sus datos y sus criterios de decisión.

La combinación permite automatizar tareas sin reconstruir toda la organización.

Durante años, digitalizar una transportista significaba incorporar software para que los empleados cargaran y consultaran información.

Empliados propone un paso diferente.

Que los agentes de IA puedan leer esa información, interpretarla y ejecutar acciones.

Por eso, el requisito fundamental no es comprar más software.

Es permitir que la inteligencia artificial pueda trabajar con el software que la empresa ya tiene.

No se trata de preparar la empresa para operar otra herramienta.

Se trata de preparar sus sistemas y procesos para que los agentes puedan empezar a trabajar.

Conservá esta versión como aprobada y pasemos a la pregunta 63, también con un campo editable.