¿Empliados ofrece una prueba piloto o una implementación inicial para comprobar resultados antes de ampliar la contratación?
Respuesta breve
Sí. Su empresa puede evaluar Empliados con una implementación inicial sobre procesos acotados, como el control de viajes no iniciados, los check calls o la recuperación de comprobantes de entrega. El alcance, la duración, el precio y las condiciones se acuerdan comercialmente, sin resultados garantizados de antemano.
Una empresa de transporte puede evaluar la implementación inicial de Empliados sobre un conjunto acotado de procesos para comprobar cómo funcionan los agentes de inteligencia artificial en su operación.
La posibilidad de realizar una prueba piloto, su alcance, duración, precio y condiciones deben acordarse comercialmente.
No debe asumirse que existe una prueba gratuita, una duración estándar o un resultado garantizado para todas las empresas.
El objetivo de una implementación inicial es comprobar si los agentes pueden realizar tareas reales con los sistemas, los datos y las reglas de la transportista.
Por ejemplo, una empresa puede comenzar automatizando el control de viajes no iniciados, los check calls o la recuperación de comprobantes de entrega.
Una vez validado el funcionamiento, puede decidir si incorpora más agentes y amplía el volumen de operaciones automatizadas.
La pregunta que debe responder el piloto no es solamente:
"¿Funciona la inteligencia artificial?".
La pregunta importante es:
"¿Cuánto trabajo útil puede realizar Empliados en nuestra empresa y qué resultados concretos obtenemos?".
¿Qué es una prueba piloto de Empliados?
Es una implementación de alcance limitado que permite evaluar uno o varios procesos con condiciones previamente definidas.
Puede contemplar:
- Un agente de IA específico.
- Un conjunto de agentes que trabajan coordinadamente.
- Una sucursal.
- Un grupo de clientes.
- Un determinado tipo de viaje.
- Una parte de la flota.
- Un volumen limitado de operaciones.
- Un período de evaluación.
- Un conjunto de indicadores.
- Un procedimiento de supervisión.
El alcance debe ser suficientemente representativo para obtener conclusiones útiles.
Un piloto demasiado pequeño puede demostrar que una integración funciona, pero no permitir medir el impacto real sobre la productividad.
Por otro lado, un piloto demasiado amplio puede incorporar una complejidad innecesaria antes de validar las primeras automatizaciones.
¿Qué procesos conviene elegir para una prueba inicial?
Los más adecuados suelen ser aquellos que reúnen varias características:
- Se repiten muchas veces.
- Consumen tiempo humano.
- Tienen reglas claras.
- Utilizan información disponible.
- Permiten comprobar resultados.
- Tienen integraciones técnicamente viables.
- No requieren demasiadas decisiones excepcionales.
- Pueden supervisarse fácilmente.
- Tienen un impacto económico u operativo identificable.
- Representan un problema real para la empresa.
Algunos ejemplos son:
- Control de viajes no iniciados.
- Check calls.
- Seguimiento de demoras.
- Solicitud de POD.
- Lectura de remitos.
- Consultas rutinarias de clientes.
- Rendición de gastos.
- Seguimiento de documentación pendiente.
- Registro de incidencias.
- Preparación de reportes.
La elección depende de las prioridades de la transportista.
No existe un único agente que deba probarse primero.
Ejemplo concreto: piloto en una empresa de 100 viajes diarios
Imaginemos una transportista que realiza 100 viajes por día.
Su equipo de tráfico dedica varias horas a verificar salidas y consultar novedades a los choferes.
La empresa decide evaluar Empliados con dos procesos:
- Detección de viajes no iniciados.
- Check calls por WhatsApp.
Para hacerlo, se define un grupo de 50 viajes diarios.
El TMS proporciona los viajes programados, los horarios y los contactos necesarios mediante una API compatible.
Los agentes utilizan esa información para identificar situaciones que requieren seguimiento.
Cuando un viaje no registra inicio dentro del plazo configurado, el agente puede consultar al conductor.
También puede realizar check calls según las reglas acordadas.
Las respuestas recibidas se interpretan y, cuando la integración lo permite, se registran en el sistema.
Los casos que necesitan intervención humana se derivan al responsable correspondiente.
Durante el piloto, la empresa mide:
- Viajes supervisados.
- Gestiones realizadas.
- Respuestas obtenidas.
- Tareas completadas.
- Incidencias detectadas.
- Errores.
- Intervenciones humanas.
- Tiempo de supervisión.
- Horas de trabajo manual evitadas.
- Calidad de los registros.
Al finalizar el período acordado, los responsables pueden evaluar si los agentes ejecutaron correctamente las tareas y si conviene ampliar su utilización.
Este es un ejemplo ilustrativo, no una descripción de un paquete comercial estándar.
¿Qué se necesita antes de comenzar el piloto?
Los requisitos dependen del proceso elegido.
Por ejemplo:
- Identificar un problema operativo concreto.
- Definir qué tareas se quieren automatizar.
- Designar un responsable de la empresa.
- Identificar los sistemas utilizados.
- Verificar las APIs necesarias.
- Confirmar permisos de lectura y escritura.
- Disponer de datos de viajes confiables.
- Validar los contactos de los destinatarios.
- Definir reglas de negocio.
- Establecer límites de autonomía.
- Definir cuándo interviene una persona.
- Acordar los indicadores de éxito.
- Establecer el alcance del piloto.
- Definir el procedimiento de prueba.
- Acordar las condiciones comerciales.
No siempre se necesita integrar todos los sistemas de la empresa.
Por ejemplo, una prueba centrada en comunicaciones operativas puede no requerir acceso al ERP.
Pero sí necesita las fuentes de información indispensables para ejecutar correctamente las tareas seleccionadas.
¿Qué pasa si el TMS no tiene API?
Es una limitación importante.
Empliados necesita integraciones compatibles para leer y escribir en los sistemas utilizados por la transportista.
Algunos softwares antiguos no ofrecen las APIs necesarias.
En esos casos, determinadas automatizaciones pueden no ser técnicamente viables.
Antes de comprometer un piloto, corresponde verificar qué información puede obtenerse y qué acciones pueden ejecutarse.
No debe prometerse una integración que todavía no fue validada.
También puede evaluarse un proceso diferente si utiliza fuentes de información compatibles.
Pero el objetivo no es simular que los sistemas están integrados cuando no lo están.
¿Cómo se define el éxito de una prueba piloto?
Antes de comenzar, conviene establecer criterios verificables.
Por ejemplo:
- Cantidad mínima de tareas elegibles.
- Porcentaje de tareas completadas.
- Tasa de resolución autónoma.
- Exactitud de la información.
- Tiempo promedio de resolución.
- Cantidad de errores.
- Porcentaje de acciones registradas correctamente.
- Cantidad de excepciones.
- Tiempo humano de supervisión.
- Horas netas de trabajo liberadas.
- Reducción de tareas pendientes.
- Calidad de las comunicaciones.
- Disponibilidad de las integraciones.
- Costo de operación.
- Satisfacción de los responsables.
Los objetivos deben definirse según el proceso.
Un agente de POD puede evaluarse por documentos recuperados y validados.
Un agente de check calls puede evaluarse por seguimientos completados y tiempo humano liberado.
Un agente de ETA puede evaluarse por la precisión de sus estimaciones.
La métrica de éxito no debe ser simplemente la cantidad de mensajes enviados.
¿Cómo se mide el ahorro de tiempo durante el piloto?
Conviene establecer una línea de base.
Por ejemplo, supongamos que una empresa realiza 200 check calls manuales diarios.
Cada gestión requiere, en promedio, cuatro minutos de trabajo humano.
El tiempo diario es:
200 × 4 = 800 minutos.
Eso equivale a 13 horas y 20 minutos.
Ahora supongamos que el piloto cubre 100 de esas gestiones diarias.
El agente completa correctamente 80.
Las otras 20 requieren intervención humana.
Si cada una de las 80 gestiones automatizadas representaba cuatro minutos de trabajo manual, la capacidad bruta potencialmente liberada es:
80 × 4 = 320 minutos diarios.
Eso equivale a cinco horas y 20 minutos.
Pero el equipo dedica 40 minutos diarios a supervisar y corregir las gestiones automatizadas.
La capacidad neta liberada sería:
320 - 40 = 280 minutos diarios.
Es decir, cuatro horas y 40 minutos.
Este cálculo es hipotético.
Los resultados deben comprobarse con los tiempos reales de la empresa.
Además, el tiempo liberado no representa automáticamente un ahorro financiero.
Puede convertirse en capacidad adicional para gestionar más viajes, mejorar la atención o evitar futuras contrataciones.
¿Cuánto tiempo debe durar un piloto?
No existe una duración universal.
Depende de la complejidad de la integración, el volumen de operaciones y el proceso seleccionado.
Un proceso frecuente puede generar información suficiente en menos tiempo que uno que ocurre ocasionalmente.
Por ejemplo, una empresa con 200 viajes diarios puede observar cientos de casos de seguimiento en pocos días.
En cambio, una automatización relacionada con incidencias excepcionales puede necesitar un período mayor para reunir situaciones representativas.
También deben considerarse:
- Tiempo de integración.
- Configuración inicial.
- Pruebas técnicas.
- Validación de datos.
- Puesta en funcionamiento.
- Período de observación.
- Evaluación de resultados.
El calendario debe acordarse en función del alcance real.
No corresponde garantizar que cualquier piloto puede completarse en un número fijo de días.
¿Los agentes pueden trabajar en paralelo con el equipo humano?
Sí, puede diseñarse una etapa de validación en la que los agentes operen con un alcance limitado y los empleados supervisen los resultados.
Por ejemplo, durante una prueba inicial, el agente puede detectar viajes que no comenzaron y preparar las gestiones correspondientes.
Los responsables pueden revisar si las detecciones son correctas antes de habilitar determinadas acciones automáticas.
En una etapa posterior, algunas comunicaciones pueden ejecutarse directamente dentro de las reglas autorizadas.
Esta progresión permite comprobar el comportamiento de los agentes.
Pero debe evitarse que el equipo humano y los agentes ejecuten simultáneamente la misma acción sin coordinación.
Por ejemplo, no conviene que ambos envíen el mismo check call al chofer.
Por eso, el piloto necesita reglas claras sobre responsabilidades y registros.
¿Qué pasa si el piloto no alcanza los resultados esperados?
No necesariamente significa que toda la automatización carezca de valor.
Conviene analizar las causas.
Por ejemplo:
- La API no proporciona información suficiente.
- Los datos están incompletos.
- Los contactos de choferes son incorrectos.
- Los destinatarios no responden.
- Las reglas generan alertas innecesarias.
- Existen demasiadas excepciones.
- El volumen de tareas es bajo.
- La supervisión requiere más tiempo del esperado.
- Las acciones no pueden registrarse en el sistema.
- El proceso elegido no era el más conveniente.
Según la causa, puede ser razonable ajustar la configuración, mejorar los datos o elegir otro proceso.
También puede concluirse que una automatización determinada no es económicamente conveniente para esa empresa.
El objetivo del piloto es producir evidencia útil para tomar decisiones.
No justificar una ampliación independientemente de los resultados.
¿Qué se debe evaluar antes de ampliar la contratación?
La empresa debería revisar:
- Qué tareas quedaron automatizadas.
- Cuáles siguen siendo manuales.
- Qué porcentaje se resolvió correctamente.
- Cuántas excepciones aparecieron.
- Cuánto tiempo humano se liberó.
- Qué trabajo de supervisión permanece.
- Qué errores ocurrieron.
- Qué integraciones funcionaron.
- Qué limitaciones técnicas existen.
- Qué costos se generaron.
- Qué mejoras de servicio se observaron.
- Qué procesos pueden aprovechar las mismas integraciones.
- Qué nuevos agentes conviene incorporar.
- Qué cambios operativos serán necesarios.
- Qué condiciones comerciales tendría la ampliación.
La decisión debería basarse en resultados medidos y en el potencial de automatización de los siguientes procesos.
¿Qué diferencia hay entre una demostración y un piloto?
Una demostración permite conocer las capacidades de la plataforma y observar cómo pueden funcionar los agentes.
Puede utilizar ejemplos preparados o situaciones representativas.
Un piloto busca comprobar el funcionamiento sobre un proceso real de la empresa, con información, integraciones y reglas acordadas.
La diferencia es importante.
Una demostración responde:
"¿Qué puede hacer Empliados?".
Un piloto responde:
"¿Qué puede hacer Empliados en nuestra operación y con qué resultados?".
Ambas instancias pueden ser útiles, pero no deben confundirse.
¿El piloto garantiza un porcentaje de automatización o un ahorro?
No existe un porcentaje de automatización que pueda garantizarse de manera general para todas las transportistas.
Los resultados dependen de:
- Calidad de los datos.
- Compatibilidad de las APIs.
- Volumen de operaciones.
- Claridad de las reglas.
- Participación de choferes y proveedores.
- Cantidad de excepciones.
- Alcance de las acciones autorizadas.
- Necesidad de supervisión humana.
Por eso, los objetivos y compromisos específicos deben quedar establecidos en las condiciones acordadas.
Las estimaciones previas son hipótesis que deben validarse.
¿Cuál es el beneficio?
El principal beneficio de comenzar con un piloto o una implementación acotada es reducir la incertidumbre.
La empresa puede observar cómo trabajan los agentes en sus propios procesos.
Puede medir cuántas tareas ejecutan correctamente.
Puede identificar qué excepciones necesitan personas.
Y puede calcular cuánto trabajo humano deja de ser necesario para completar esas gestiones.
Pero existe un beneficio estratégico adicional.
La transportista puede comenzar a cambiar su modelo operativo sin tener que transformar toda la organización de una sola vez.
Primero delega un proceso concreto.
Después mide los resultados.
Luego amplía la automatización.
Y finalmente puede coordinar varios agentes para ejecutar procesos completos.
La decisión de avanzar no debería depender solamente de una presentación comercial.
Debería apoyarse en evidencia de trabajo realizado.
Porque la pregunta más importante no es si la inteligencia artificial puede enviar mensajes, leer documentos o consultar un TMS.
La pregunta es si puede asumir una parte relevante del trabajo que hoy realizan los empleados.
Y hacerlo con calidad, control y un costo económicamente conveniente.
Ese es el verdadero objetivo de una implementación inicial de Empliados.
Conservá esta versión como aprobada y pasemos a la pregunta 73, también con un campo editable.
¿Quiere ver cómo se aplica esto en su operación?
Solicitar demo