¿Cómo automatiza Empliados la conciliación entre viajes realizados, remitos, facturas y pagos a transportistas?

Empliados utiliza agentes de inteligencia artificial para automatizar tareas de conciliación y control entre los viajes efectivamente realizados, los comprobantes de entrega, las tarifas acordadas, las facturas recibidas y los pagos pendientes a transportistas y proveedores de servicios de transporte.

En una empresa transportista, terminar un viaje no significa que el trabajo administrativo haya terminado.

Después de la entrega, es necesario verificar que el servicio se haya realizado, que exista documentación respaldatoria, que la tarifa facturada sea la correcta y que los gastos adicionales correspondan a servicios efectivamente autorizados.

Cuando una empresa trabaja con decenas o cientos de fleteros, transportistas tercerizados o proveedores, esta tarea puede consumir muchas horas.

Los datos suelen estar distribuidos entre el TMS, el ERP, planillas Excel, correos electrónicos, WhatsApp, remitos y facturas en PDF.

Un empleado debe comparar manualmente toda esa información para determinar qué corresponde pagar y qué requiere revisión.

Empliados puede automatizar gran parte de ese proceso utilizando agentes de IA que consultan los sistemas, leen documentos, identifican diferencias y realizan gestiones para resolverlas.

¿Qué puede hacer Empliados?

1. Consultar los viajes finalizados registrados en el TMS o sistema operativo de transporte.
2. Identificar el transportista, fletero o proveedor asignado a cada viaje.
3. Consultar las tarifas y condiciones comerciales acordadas, cuando estén disponibles.
4. Verificar la existencia de remitos, POD y otros comprobantes de entrega.
5. Detectar viajes finalizados que todavía tienen documentación pendiente.
6. Solicitar automáticamente al chofer o transportista los comprobantes faltantes por WhatsApp o email.
7. Recibir y leer facturas electrónicas, PDF, imágenes y planillas de liquidación.
8. Extraer datos como proveedor, número de factura, fecha, importe, impuestos y servicios facturados.
9. Asociar cada factura con los viajes u órdenes de transporte correspondientes.
10. Comparar los importes facturados con las tarifas y condiciones registradas.
11. Identificar diferencias por kilómetros adicionales, esperas, peajes, estadías u otros conceptos.
12. Verificar si los adicionales cuentan con respaldo documental y autorización.
13. Detectar posibles facturas duplicadas o viajes facturados más de una vez.
14. Consultar al proveedor cuando encuentra información faltante o diferencias que requieren aclaración.
15. Interpretar las respuestas recibidas y actualizar el estado de cada observación.
16. Preparar liquidaciones o propuestas de aprobación de facturas para el área administrativa.
17. Registrar o actualizar información en el ERP cuando existan integraciones y permisos suficientes.
18. Generar alertas y reportes sobre facturas pendientes, diferencias detectadas y documentación incompleta.
19. Mantener un historial de comprobantes, comunicaciones, aclaraciones y aprobaciones.

Ejemplo concreto

Una empresa de transporte trabaja con 60 transportistas tercerizados.

Al finalizar cada semana recibe decenas de facturas correspondientes a los viajes realizados.

Uno de los proveedores presenta una factura por tres viajes y un cargo adicional por seis horas de espera.

Tradicionalmente, un empleado debe abrir la factura, buscar los viajes en el TMS, revisar las tarifas acordadas, verificar los remitos y consultar si el tiempo de espera fue autorizado.

Con Empliados, un agente puede leer la factura e identificar los tres viajes correspondientes.

Consulta las tarifas registradas y verifica que dos de los servicios coinciden con los importes acordados.

En el tercero encuentra un adicional por espera que no figura como aprobado.

El agente revisa la información disponible del viaje y detecta que existe un registro de llegada al destino, pero falta confirmar la hora de salida.

Entonces contacta al transportista:

"Hola. Estamos revisando la factura correspondiente al viaje 5842. Figura un adicional de seis horas de espera. ¿Nos podés compartir el comprobante o la confirmación del horario de salida?".

El proveedor responde por WhatsApp:

"Sí, adjunto la constancia firmada por el depósito".

Empliados recibe el documento, lo relaciona con el viaje y extrae los horarios registrados.

Si los datos respaldan el adicional y las reglas de la empresa lo permiten, prepara el concepto para aprobación.

Si encuentra una diferencia, la informa al responsable administrativo.

De esta manera, el empleado no necesita revisar desde cero todos los documentos ni perseguir manualmente cada comprobante.

El agente realiza las gestiones de control y deja para las personas las excepciones y decisiones que requieren autorización.

¿Empliados puede aprobar y pagar facturas automáticamente?

Empliados puede ayudar a preparar facturas para su aprobación y, cuando existen integraciones y permisos adecuados, actualizar sus estados en los sistemas administrativos.

La aprobación automática de determinados conceptos puede configurarse para casos que cumplan reglas claras y límites definidos por la empresa.

Sin embargo, realizar transferencias, liberar pagos o modificar datos bancarios requiere controles específicos, permisos y procedimientos de seguridad.

No debe asumirse que Empliados puede disponer de fondos o efectuar pagos por su cuenta.

Su función principal es reducir el trabajo necesario para verificar que cada importe tenga un respaldo válido.

¿Qué pasa cuando una factura no coincide con el viaje realizado?

El agente puede identificar la diferencia, buscar documentación adicional y solicitar aclaraciones.

Por ejemplo, si un transportista factura dos entregas pero el sistema registra una sola, Empliados puede verificar si existe una parada adicional, una modificación del viaje o un error de facturación.

Cuando no puede resolver la diferencia con información suficiente, deriva el caso al responsable.

No debe modificar importes, inventar comprobantes ni considerar válida una factura sin la evidencia y autorización correspondientes.

¿Qué diferencia a Empliados de un ERP o un sistema de cuentas a pagar?

Un ERP permite registrar facturas, administrar proveedores y gestionar obligaciones de pago.

Empliados agrega agentes de IA que pueden investigar las diferencias entre lo facturado y lo efectivamente realizado.

Por ejemplo, pueden consultar el TMS, leer remitos, verificar tarifas, contactar al transportista, solicitar documentación y preparar la conciliación.

No se limita a almacenar una factura ni a señalar que existe una diferencia.

Puede ejecutar las gestiones necesarias para intentar resolverla.

¿Cuál es el beneficio?

Empliados puede reducir el trabajo administrativo dedicado a controlar facturas de transportistas y ayudar a detectar errores, duplicaciones y cargos sin respaldo suficiente.

También permite acelerar la conciliación de viajes, mejorar la trazabilidad de los pagos pendientes y facilitar una relación más ordenada con los proveedores.

En empresas que gestionan grandes volúmenes de viajes tercerizados, las diferencias pequeñas pueden acumularse y representar costos importantes.

El objetivo no es solamente pagar más rápido.

Es verificar mejor qué se está pagando, por qué concepto y con qué documentación.

Empliados convierte la conciliación de viajes y facturas en un proceso coordinado por agentes de inteligencia artificial, conectando la operación del transporte con las áreas de administración y finanzas.

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