¿Cómo automatiza Empliados la liquidación y facturación de los viajes de transporte?

Empliados utiliza agentes de inteligencia artificial para automatizar tareas administrativas relacionadas con la liquidación y facturación de los viajes de transporte.

En muchas empresas transportistas, completar un viaje no significa que esté listo para facturar.

Antes de emitir una factura, los empleados deben verificar que el servicio se realizó, reunir los remitos y comprobantes de entrega (POD), controlar tarifas, revisar gastos adicionales y confirmar que la información esté completa.

Gran parte de ese trabajo implica consultar diferentes sistemas, revisar documentos, intercambiar mensajes y copiar información manualmente. Con algunos clientes, eso implica bajar a un PDF las distintas fotos del GPS rastreo satelital como prueba del tiempo que estuvo esperando en planta, por ejemplo.

Empliados puede automatizar buena parte de ese proceso conectándose con el TMS, ERP, WhatsApp, correo electrónico y otras fuentes disponibles.

¿Qué puede hacer Empliados?

1. Identificar los viajes finalizados que todavía están pendientes de liquidación o facturación.
2. Verificar que cada viaje tenga los datos administrativos necesarios para avanzar con el proceso.
3. Comprobar si están disponibles los remitos, POD y otros documentos requeridos.
4. Solicitar automáticamente al chofer la documentación faltante mediante WhatsApp.
5. Leer comprobantes y extraer información utilizando inteligencia artificial.
6. Consultar las tarifas acordadas con clientes o transportistas en los sistemas integrados.
7. Comparar los datos del viaje realizado con las condiciones comerciales registradas.
8. Identificar conceptos adicionales, como esperas, kilómetros extras o servicios especiales, cuando estén documentados.
9. Detectar diferencias entre los importes previstos y los datos disponibles para liquidar.
10. Preparar la información necesaria para la liquidación de viajes propios o tercerizados.
11. Actualizar el estado administrativo del viaje en el TMS o ERP.
12. Generar alertas cuando faltan documentos, existen diferencias o se requiere una aprobación.
13. Facilitar la preparación de facturas o documentos administrativos a través de los sistemas integrados, según las reglas y autorizaciones de la empresa.
14. Realizar seguimiento de los viajes pendientes hasta que estén listos para su liquidación o facturación.

Ejemplo concreto

Una empresa de transporte realiza 100 viajes por día.

Al finalizar la jornada, algunos viajes ya tienen toda la documentación necesaria para facturarse, mientras que otros todavía tienen remitos pendientes o gastos adicionales que deben verificarse.

Empliados identifica automáticamente qué viajes están completos y cuáles requieren alguna gestión.

Por ejemplo, detecta que un viaje terminó correctamente, pero falta el remito firmado.

El agente le escribe al chofer por WhatsApp y solicita el comprobante.

Cuando recibe la fotografía, utiliza inteligencia artificial para leer el documento, identificar los datos relevantes y asociarlo con el viaje.

Luego consulta la tarifa correspondiente y verifica si existen conceptos adicionales registrados.

Si toda la información coincide, puede dejar el viaje preparado para liquidación o facturación en el sistema administrativo.

Si encuentra diferencias, las registra y las deriva al responsable para su revisión.

Todo esto puede suceder sin que un empleado tenga que revisar uno por uno los 100 viajes, perseguir remitos y copiar manualmente información entre sistemas.

¿Empliados reemplaza el ERP o sistema de facturación?

No.

Empliados no busca reemplazar el ERP, el TMS ni el sistema contable de la empresa.

Su función es automatizar el trabajo previo y complementario: reunir información, validar documentos, controlar condiciones, detectar excepciones y actualizar los sistemas existentes.

La emisión de comprobantes fiscales, las aprobaciones comerciales y los controles contables se realizan según los procedimientos, permisos e integraciones definidos por cada empresa.

¿Cuál es el beneficio?

La automatización administrativa puede reducir los viajes pendientes de liquidación, disminuir errores de carga, mejorar el control de documentación y acelerar la disponibilidad de información para facturar.

También permite que el equipo administrativo dedique menos tiempo a buscar datos y más tiempo a resolver diferencias o situaciones que requieren criterio humano.

El objetivo es simple: que cuando un viaje termina, la información necesaria para liquidarlo y facturarlo avance automáticamente, en lugar de quedar detenida en una cadena de mensajes, planillas y tareas manuales.

Empliados conecta lo que sucede en la operación de transporte con los procesos administrativos que vienen después.

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