¿Cómo automatiza Empliados la rendición de gastos de los choferes?

Empliados utiliza agentes de inteligencia artificial para automatizar la recepción, lectura, clasificación, validación y registro de los gastos que rinden los choferes durante sus viajes, como puede ser combustible, viáticos, etc.

En muchas empresas de transporte, la rendición de gastos es un proceso administrativo manual: los choferes entregan tickets de combustible, peajes, estacionamiento y otros comprobantes, mientras que los empleados deben revisar cada documento, identificar sus datos, asignarlos a viajes y rutas, controlar los importes con sus límites pre-aprobados y cargarlos en el sistema.

Empliados permite automatizar gran parte de ese trabajo utilizando WhatsApp, inteligencia artificial con visión artificial y las integraciones con los sistemas administrativos de la empresa.

¿Qué puede hacer Empliados?

1. Solicitar automáticamente al chofer los comprobantes de gastos de un viaje.
2. Recibir fotografías de tickets, facturas y otros comprobantes enviados por WhatsApp.
3. Leer e interpretar los documentos utilizando inteligencia artificial.
4. Extraer información como fecha, proveedor, concepto, importe y otros datos disponibles.
5. Clasificar los gastos por categoría: combustible, peajes, estacionamiento, viáticos, reparaciones y otros.
6. Asociar cada gasto con el chofer, el vehículo y el viaje correspondiente.
7. Comparar los importes rendidos con los anticipos entregados y las reglas de gastos de la empresa, cuando esa información esté disponible.
8. Detectar comprobantes duplicados, ilegibles o con datos faltantes.
9. Identificar gastos que superan los límites autorizados o requieren revisión.
10. Solicitar automáticamente aclaraciones o nuevos comprobantes al chofer por WhatsApp.
11. Registrar los gastos validados en el ERP, sistema administrativo o planilla correspondiente.
12. Preparar la información para la liquidación de anticipos y rendiciones.
13. Alertar a un responsable humano cuando encuentra diferencias o situaciones que requieren autorización.
14. Mantener un registro de las rendiciones pendientes y realizar seguimiento hasta completarlas.

Ejemplo concreto

Un chofer finaliza un viaje y debe rendir los gastos realizados durante el recorrido.

Empliados le envía un WhatsApp:

"¡Buen viaje! Cuando puedas, mandame las fotos de los tickets de combustible, peajes y demás gastos así cerramos la rendición".

El chofer envía fotografías de varios comprobantes.

El agente de IA lee cada documento, identifica los importes y conceptos, los clasifica y los relaciona con el viaje.

Si uno de los tickets está borroso, le solicita una nueva fotografía.

Si detecta un gasto que supera el límite configurado por la empresa, lo deriva al responsable para su revisión.

Con los datos disponibles, prepara la rendición y registra la información en los sistemas integrados.

Todo esto puede suceder sin que un administrativo tenga que descargar las fotografías, leer cada ticket, copiar los importes a una planilla y perseguir al chofer para completar la documentación.

¿Qué diferencia a Empliados de un sistema tradicional de rendición de gastos?

Un sistema tradicional puede permitir cargar gastos, adjuntar comprobantes y consultar rendiciones.

Empliados agrega agentes de IA que realizan activamente las tareas necesarias: solicitan los tickets, leen los documentos, extraen datos, verifican información, piden aclaraciones y actualizan los sistemas.

El chofer puede utilizar un canal familiar, como WhatsApp, sin necesidad de aprender a operar un nuevo sistema administrativo.

¿Cuál es el beneficio para la empresa?

La automatización de rendiciones puede reducir el trabajo administrativo repetitivo, acelerar el cierre de los viajes, mejorar la disponibilidad de los comprobantes y facilitar el control de gastos.

La empresa define qué gastos pueden procesarse automáticamente y cuáles requieren aprobación humana.

El objetivo es que rendir gastos deje de significar horas de carga manual de tickets y planillas.

Empliados transforma fotografías y mensajes enviados por los choferes en información administrativa organizada, validada y disponible para la operación de transporte.

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