¿Qué incluye la contratación de Empliados y qué responsabilidades corresponden a la empresa de transporte?
Respuesta breve
La contratación puede incluir acceso a la plataforma, agentes de IA, integraciones con TMS, ERP, GPS, WhatsApp y email, reglas, pruebas y soporte, según cada propuesta comercial. Su empresa debe definir procesos y reglas de negocio, autorizar accesos y mantener sus datos actualizados.
La contratación de Empliados debe establecer qué agentes de inteligencia artificial utilizará la empresa de transporte, qué procesos automatizarán, con qué sistemas se integrarán y cuáles serán las responsabilidades de cada parte.
Empliados es una plataforma de agentes de IA diseñada para ejecutar tareas operativas y administrativas en empresas de transporte.
No reemplaza necesariamente los sistemas que la transportista ya utiliza.
Se integra con ellos para consultar información, analizar situaciones y ejecutar acciones autorizadas.
Por eso, una implementación requiere algo más que habilitar el acceso a una plataforma.
Es necesario definir qué trabajo realizarán los agentes, qué información necesitan, qué permisos tendrán y cómo se comprobará que sus tareas fueron completadas correctamente.
Las prestaciones concretas, los costos, los límites de uso y las responsabilidades contractuales deben quedar definidos en cada propuesta comercial.
No corresponde asumir que todos los servicios, integraciones o desarrollos particulares están incluidos automáticamente.
¿Qué puede incluir una contratación de Empliados?
Según el alcance acordado, una implementación puede contemplar:
- Acceso a la plataforma. Utilización de las funciones contratadas de Empliados.
- Agentes de IA. Habilitación de los agentes seleccionados para los procesos definidos.
- Relevamiento operativo. Identificación de las tareas que se automatizarán.
- Diseño de procesos. Definición del trabajo que realizará cada agente.
- Integración con TMS. Conexión mediante APIs compatibles.
- Integración con ERP. Acceso a información administrativa y acciones autorizadas.
- Integración con GPS. Utilización de posiciones y eventos de seguimiento.
- Integración con WhatsApp. Comunicaciones operativas mediante canales habilitados.
- Integración con email. Lectura o envío de mensajes según los procesos contratados.
- Configuración de reglas. Definición de condiciones para actuar.
- Permisos. Delimitación de qué información puede consultar o modificar cada agente.
- Escalamientos. Definición de situaciones que requieren intervención humana.
- Pruebas. Validación de integraciones y comportamiento operativo.
- Puesta en funcionamiento. Activación de los procesos acordados.
- Supervisión. Herramientas y registros disponibles para revisar el trabajo de los agentes.
- Seguimiento de resultados. Indicadores relacionados con tareas y procesos automatizados.
- Soporte. Atención de incidencias dentro de las condiciones contratadas.
- Ajustes. Modificaciones contempladas en el alcance acordado.
- Ampliaciones. Incorporación de nuevos agentes o procesos mediante acuerdos adicionales cuando corresponda.
- Servicios complementarios. Funciones específicas que puedan contratarse según la necesidad de la empresa.
Esta lista describe posibles componentes de una implementación.
No constituye un compromiso de que todos estén incluidos en cualquier contratación.
¿Qué responsabilidades tiene Empliados?
Las responsabilidades específicas deben establecerse contractualmente.
En términos generales, la implementación de la plataforma puede involucrar:
- Proporcionar las capacidades contratadas.
- Configurar los agentes dentro del alcance acordado.
- Implementar las integraciones comprometidas.
- Validar las conexiones técnicamente viables.
- Aplicar las reglas de negocio aprobadas.
- Configurar los permisos correspondientes.
- Realizar las pruebas contempladas.
- Registrar las acciones según las funciones disponibles.
- Facilitar la supervisión de los procesos automatizados.
- Atender incidencias dentro de las condiciones de soporte.
- Comunicar limitaciones técnicas identificadas.
- Evaluar ajustes cuando cambian los procesos.
- Participar en la revisión de resultados acordada.
- Mantener los controles de seguridad comprometidos.
- Informar los requisitos necesarios para ampliar la automatización.
Es importante diferenciar las responsabilidades de la plataforma de las correspondientes a proveedores externos.
Por ejemplo, Empliados puede integrarse con un TMS, pero eso no significa que sea responsable del funcionamiento interno de ese TMS.
Del mismo modo, utilizar WhatsApp no implica controlar la disponibilidad del servicio de mensajería.
¿Qué responsabilidades tiene la empresa de transporte?
Para que los agentes puedan trabajar correctamente, la transportista debe colaborar en aspectos fundamentales.
Por ejemplo:
- Definir los procesos prioritarios.
- Explicar sus procedimientos operativos.
- Designar responsables de implementación.
- Identificar los sistemas utilizados.
- Facilitar la coordinación con sus proveedores tecnológicos.
- Gestionar las autorizaciones de acceso necesarias.
- Confirmar la disponibilidad de APIs compatibles.
- Proporcionar información confiable.
- Mantener actualizados los datos de choferes y clientes.
- Definir reglas de negocio.
- Aprobar límites de autonomía.
- Identificar acciones que requieren autorización humana.
- Establecer responsables de excepciones.
- Validar las pruebas operativas.
- Informar cambios relevantes en sus sistemas.
- Supervisar decisiones sensibles.
- Cumplir las obligaciones legales aplicables a su actividad.
- Gestionar los permisos y autorizaciones correspondientes para comunicaciones y datos.
- Revisar los resultados del proceso.
- Comunicar errores o situaciones que requieran ajustes.
Estas responsabilidades no significan que la empresa necesite un equipo propio de especialistas en inteligencia artificial.
Empliados busca ejecutar tareas, no trasladar a los empleados la obligación de programar o administrar modelos de IA.
Sin embargo, la transportista sigue siendo responsable de definir cómo quiere operar su negocio.
¿La empresa necesita contratar personal técnico?
No necesariamente.
El objetivo de Empliados es que las empresas de transporte puedan incorporar agentes de IA sin tener que desarrollar internamente toda la tecnología.
No hace falta que los empleados aprendan a programar agentes.
Tampoco es necesario que cada operador comprenda los detalles técnicos de los modelos de inteligencia artificial.
Pero la implementación puede requerir la participación del responsable de sistemas o del proveedor del TMS, ERP o GPS.
Especialmente para:
- Verificar APIs.
- Autorizar conexiones.
- Configurar credenciales.
- Habilitar permisos.
- Validar datos.
- Probar actualizaciones.
- Resolver restricciones técnicas.
Si la empresa no tiene un departamento de sistemas, puede coordinar estas tareas con sus proveedores tecnológicos.
La necesidad concreta depende de las integraciones.
¿Quién es responsable de la calidad de los datos?
La calidad de los datos es una responsabilidad compartida en términos operativos, aunque las obligaciones concretas deben definirse en cada contrato.
Empliados necesita información confiable para ejecutar correctamente sus tareas.
Por ejemplo, si el TMS contiene un número de teléfono equivocado, el agente podría intentar contactar al destinatario incorrecto.
Si el horario de salida está desactualizado, podría generar un seguimiento innecesario.
Si un viaje figura como pendiente aunque ya terminó, el agente podría interpretar incorrectamente su estado.
Por eso, es importante definir:
- Qué sistema es la fuente oficial de cada dato.
- Quién mantiene actualizados los registros.
- Qué validaciones debe realizar el agente.
- Cómo se detectan inconsistencias.
- Quién corrige los datos incorrectos.
- Cuándo corresponde suspender una acción.
- Cómo se registran las correcciones.
- Qué ocurre cuando dos sistemas muestran información diferente.
Empliados puede ayudar a detectar determinadas inconsistencias.
Pero no debe suponerse que puede corregir automáticamente cualquier error de origen.
¿Quién define las reglas de los agentes?
La empresa de transporte debe definir sus criterios de negocio.
Por ejemplo:
- Cuándo considerar demorado un viaje.
- Cuántas veces contactar a un chofer.
- Qué información enviar a un cliente.
- Cuándo solicitar un POD.
- Qué gastos requieren aprobación.
- Qué incidencias deben escalarse.
- Quién autoriza cambios de destino.
- Qué horarios respetar para comunicaciones.
- Qué registros pueden modificarse.
- Qué situaciones requieren supervisión humana.
Empliados puede ayudar a convertir esos criterios en reglas operativas para los agentes.
Pero no debería inventar políticas comerciales o decisiones de riesgo que la transportista no autorizó.
La empresa conserva el control sobre las decisiones importantes.
Ejemplo concreto: contratación para una empresa de 200 viajes diarios
Imaginemos una transportista que realiza 200 viajes diarios.
Utiliza un TMS, un proveedor de GPS y WhatsApp para coordinar a los conductores.
Quiere comenzar con tres procesos:
- Control de viajes no iniciados.
- Check calls.
- Recuperación de POD.
La implementación podría distribuir las responsabilidades de la siguiente manera.
Empliados:
- Configurar los agentes contratados.
- Conectar las APIs técnicamente compatibles.
- Aplicar las reglas acordadas.
- Realizar las pruebas contempladas.
- Habilitar las acciones autorizadas.
- Registrar los resultados según las funciones disponibles.
Empresa de transporte:
- Definir qué viajes se incluyen.
- Confirmar los horarios y criterios operativos.
- Proporcionar contactos actualizados.
- Autorizar el acceso al TMS.
- Coordinar con el proveedor tecnológico.
- Aprobar las comunicaciones.
- Designar responsables de excepciones.
- Supervisar los resultados.
Proveedores externos:
- Mantener disponibles sus servicios conforme a sus propias condiciones.
- Proporcionar las APIs contratadas.
- Administrar sus credenciales y permisos.
- Informar cambios técnicos cuando corresponda.
Este ejemplo permite distinguir el trabajo de cada participante.
El detalle definitivo debe establecerse en el acuerdo comercial.
¿Qué pasa si el proveedor del TMS no colabora?
La integración puede verse afectada.
Empliados necesita acceder a información y ejecutar acciones mediante interfaces técnicamente compatibles.
Si el proveedor del TMS no ofrece APIs adecuadas, restringe los accesos o no habilita los permisos necesarios, determinadas automatizaciones pueden no ser viables.
En esos casos, conviene identificar la limitación antes de comprometer el alcance.
Por ejemplo:
Un TMS puede permitir consultar viajes, pero no actualizar estados.
Otro puede ofrecer una API, pero no incluir los campos necesarios.
Otro puede requerir un acuerdo comercial adicional para habilitar integraciones.
Estas condiciones deben evaluarse durante el relevamiento técnico.
La existencia de una API no garantiza por sí sola que todas las funciones puedan automatizarse.
¿Quién paga los servicios de terceros?
Depende de las condiciones comerciales.
En una implementación pueden intervenir:
- Proveedor de TMS.
- Proveedor de ERP.
- Proveedor de GPS.
- Proveedor de WhatsApp.
- Servicios de email.
- Servicios de llamadas.
- Infraestructura adicional.
- Otros servicios tecnológicos.
Algunos costos pueden estar incluidos en la propuesta de Empliados.
Otros pueden ser facturados directamente por terceros.
También pueden existir cargos variables relacionados con el volumen de comunicaciones o el uso de determinadas APIs.
La propuesta debería identificar claramente estos conceptos.
No corresponde asumir que contratar Empliados incluye automáticamente todas las licencias y servicios externos utilizados por la empresa.
¿Qué cambios pueden requerir una ampliación del contrato?
Por ejemplo:
- Incorporar nuevos agentes.
- Automatizar procesos adicionales.
- Integrar otro TMS.
- Conectar un nuevo ERP.
- Incorporar otro proveedor de GPS.
- Abrir nuevas sucursales.
- Aumentar significativamente el volumen de operaciones.
- Incorporar nuevas modalidades de comunicación.
- Procesar más documentos.
- Agregar reglas especiales para clientes.
- Desarrollar integraciones particulares.
- Modificar procesos de alto impacto.
- Incorporar nuevas unidades de negocio.
- Ampliar condiciones de soporte.
- Solicitar funciones no contempladas inicialmente.
No todos los cambios implican necesariamente un costo adicional.
Eso depende del alcance contratado.
Lo importante es que exista claridad sobre qué está incluido y qué requiere un nuevo acuerdo.
¿Qué pasa si la empresa cambia de TMS o ERP?
Puede ser necesario modificar las integraciones.
La nueva plataforma debe ofrecer APIs compatibles con las funciones requeridas.
También puede ser necesario adaptar:
- Campos de información.
- Identificadores de viajes.
- Estados operativos.
- Permisos.
- Reglas.
- Procesos de escritura.
- Validaciones.
- Registros históricos.
- Manejo de errores.
- Pruebas.
El cambio no significa necesariamente que deba abandonarse Empliados.
Pero tampoco debe suponerse que la migración será automática.
Las responsabilidades y costos de adaptación deben evaluarse según el nuevo sistema y el contrato vigente.
¿Quién supervisa a los agentes una vez implementados?
La transportista debe designar responsables para los procesos automatizados.
Por ejemplo:
Tráfico:
Supervisa viajes, demoras, incidencias y comunicaciones con choferes.
Administración:
Supervisa documentación, rendiciones, facturación y cobranzas.
Atención al cliente:
Supervisa consultas y reclamos que requieren intervención.
Dirección:
Evalúa productividad, calidad y resultados económicos.
Sistemas o proveedores tecnológicos:
Participan cuando existen problemas de integración.
La supervisión no implica revisar manualmente cada acción rutinaria.
El objetivo es que los agentes resuelvan las tareas autorizadas y que las personas intervengan donde aportan valor.
¿Qué debería revisarse antes de firmar?
Conviene verificar:
- Qué agentes se contratarán.
- Qué procesos estarán incluidos.
- Qué sistemas se integrarán.
- Qué requisitos técnicos existen.
- Qué integraciones fueron validadas.
- Qué permisos se necesitan.
- Qué tareas podrán ejecutar autónomamente.
- Qué decisiones requieren aprobación.
- Qué límites de uso se aplican.
- Qué costos iniciales existen.
- Qué cargos recurrentes existen.
- Qué costos variables pueden aparecer.
- Qué servicios de terceros están incluidos.
- Qué condiciones de soporte se ofrecen.
- Qué indicadores se utilizarán.
- Qué responsabilidades tiene cada parte.
- Qué ocurre ante fallas de terceros.
- Cómo se gestionan los cambios de alcance.
- Qué condiciones de seguridad y confidencialidad se aplican.
- Qué sucede al finalizar la contratación.
La revisión de estos puntos permite evitar expectativas incorrectas y establecer una relación comercial clara.
¿Qué sucede si se interrumpe la contratación?
Las condiciones deben quedar definidas en el acuerdo correspondiente.
Entre los aspectos importantes se encuentran:
- Fecha de finalización.
- Desactivación de agentes.
- Interrupción de acciones automáticas.
- Revocación de accesos.
- Tratamiento de tareas pendientes.
- Gestión de credenciales.
- Conservación o eliminación de datos según corresponda.
- Acceso a registros.
- Obligaciones de confidencialidad.
- Costos o compromisos pendientes.
Es importante recordar que Empliados trabaja sobre los sistemas de la empresa.
No debería suponerse que finalizar el servicio implica reemplazar o eliminar automáticamente el TMS, ERP o GPS.
Sin embargo, los procesos que ejecutaban los agentes deberán ser asumidos por personas u otras herramientas si la automatización se desactiva.
¿Cuál es el beneficio?
El principal beneficio de definir claramente el alcance y las responsabilidades es que la empresa sabe qué trabajo delegará en los agentes y qué debe aportar para que ese trabajo pueda realizarse correctamente.
La contratación deja de centrarse solamente en funcionalidades.
Pasa a centrarse en procesos, resultados y responsabilidades.
En un software tradicional, la empresa suele contratar una herramienta y después organizar a sus empleados para operarla.
Con Empliados, el planteo es diferente.
La empresa contrata una plataforma cuyos agentes pueden ejecutar parte del trabajo operativo y administrativo.
Para que eso funcione, debe existir un acuerdo claro sobre qué tareas harán, con qué información, bajo qué reglas y con qué controles.
Empliados aporta la capacidad tecnológica de ejecución.
La transportista aporta el conocimiento de su negocio, sus sistemas y sus decisiones operativas.
La combinación permite transformar tareas repetitivas en procesos automatizados.
Pero el objetivo final no es tener una plataforma conectada a muchos sistemas.
Es que esos sistemas dejen de necesitar tanta intervención humana para que el trabajo se realice.
Porque contratar Empliados no debería significar simplemente incorporar otro software.
Debería significar comenzar a delegar trabajo real en agentes de inteligencia artificial.
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