¿Cómo automatiza Empliados la gestión de pedidos de transporte y la carga de órdenes en el TMS?

Empliados utiliza agentes de inteligencia artificial para automatizar la recepción, interpretación, validación y carga de pedidos de transporte que llegan por correo electrónico, WhatsApp, archivos Excel y otros canales utilizados por las empresas transportistas.

En muchas empresas de transporte, el trabajo operativo comienza mucho antes de que un camión salga a la ruta.

Cada día llegan pedidos de clientes con instrucciones de retiro, destinos, fechas, horarios, cantidades de pallets, peso, tipo de mercadería y requisitos especiales.

Algunos llegan por email, otros por WhatsApp y otros mediante archivos Excel, PDF o documentos adjuntos.

Un empleado debe leer cada solicitud, identificar la información importante, verificar si faltan datos, consultar al cliente cuando es necesario y finalmente cargar el pedido en el TMS o ERP.

Es un trabajo repetitivo, pero también delicado: un error en una dirección, fecha, cantidad o condición de entrega puede afectar toda la operación.

Empliados puede automatizar gran parte de este proceso mediante agentes de IA que leen los pedidos, interpretan la información y ejecutan las gestiones necesarias para que puedan convertirse en viajes correctamente registrados.

¿Qué puede hacer Empliados?

1. Recibir solicitudes de transporte desde cuentas de correo electrónico, WhatsApp y otros canales integrados.
2. Leer el contenido de mensajes y archivos adjuntos como PDF, Excel e imágenes.
3. Identificar cuándo un mensaje corresponde a un nuevo pedido de transporte, una modificación o una consulta.
4. Extraer información como cliente, origen, destino, fecha de carga, fecha de entrega, cantidad de bultos, pallets, peso y tipo de mercadería.
5. Reconocer instrucciones especiales, horarios de atención, requisitos de descarga y observaciones del cliente.
6. Relacionar el pedido con los datos del cliente registrados en el ERP, CRM o TMS.
7. Detectar información faltante o ambigua antes de registrar el viaje.
8. Contactar automáticamente al cliente para solicitar aclaraciones o datos adicionales.
9. Interpretar las respuestas y completar la información del pedido.
10. Identificar posibles pedidos duplicados o modificaciones de órdenes existentes.
11. Comparar los datos recibidos con reglas comerciales y operativas configuradas.
12. Preparar una orden de transporte con la información estructurada.
13. Crear o actualizar pedidos y viajes en el TMS o ERP cuando existan integraciones y autorizaciones correspondientes.
14. Derivar a un operador los pedidos que requieran revisión, cotización especial o aprobación humana.
15. Confirmar al cliente la recepción o registración de su solicitud, según las reglas definidas.
16. Comunicar al equipo de despacho los pedidos que ya están listos para planificación.
17. Mantener un historial de mensajes, archivos, cambios y confirmaciones relacionados con cada pedido.

Ejemplo concreto

Una empresa de transporte recibe diariamente 150 solicitudes de viajes de diferentes clientes.

Uno de ellos envía un email:

"Buen día. Necesitamos retirar mañana 14 pallets en nuestra planta de Pilar y entregarlos el viernes en Rosario. Adjunto el detalle de la mercadería. Gracias".

Tradicionalmente, un empleado debe abrir el correo, revisar el archivo adjunto, identificar los datos, consultar los horarios faltantes y cargar la orden en el TMS.

Con Empliados, un agente puede leer el correo y el documento adjunto.

Identifica el cliente, el origen, el destino, las fechas y la cantidad de pallets.

Luego detecta que falta confirmar el horario de retiro.

El agente responde automáticamente:

"Buen día. Recibimos la solicitud de transporte de 14 pallets desde Pilar hacia Rosario. ¿Nos confirmás a partir de qué hora estará disponible la mercadería para retirar?".

El cliente responde:

"Desde las 8:00".

Empliados incorpora ese dato, estructura la información del pedido y verifica las reglas configuradas.

Si todo está correcto y el proceso está autorizado, puede crear la orden en el TMS y dejarla disponible para planificación.

Después puede enviar una confirmación:

"Perfecto. Registramos tu solicitud de retiro para mañana desde las 8:00. Te avisaremos cuando el viaje esté asignado".

Si encuentra una inconsistencia, como una dirección desconocida o una fecha contradictoria, solicita aclaraciones o deriva el pedido a una persona.

La diferencia es que un empleado ya no necesita leer, interpretar y copiar manualmente cada dato de cada solicitud.

¿Empliados puede cargar pedidos directamente en cualquier TMS?

Empliados puede crear o actualizar órdenes en los sistemas con los que tenga una integración habilitada y permisos suficientes.

La forma de integración depende de cada TMS o ERP: puede requerir APIs, conectores, intercambio de archivos u otros mecanismos compatibles.

No debe asumirse que todos los sistemas permiten automáticamente la escritura de datos.

Cuando no existe una integración de escritura, Empliados puede igualmente interpretar los pedidos, preparar la información estructurada y dejarla lista para revisión o importación.

¿Qué pasa si el cliente envía un pedido incompleto o con errores?

Empliados puede identificar datos faltantes, detectar inconsistencias y solicitar aclaraciones antes de que el pedido avance.

Por ejemplo, si el cliente indica dos destinos diferentes, el agente puede pedir confirmación.

Si la mercadería requiere un tipo especial de vehículo, puede verificar que esa condición esté contemplada en la solicitud.

Cuando el problema requiere una decisión comercial u operativa, el agente puede derivarlo al responsable correspondiente.

El objetivo es evitar que los errores se trasladen automáticamente desde el mensaje original hasta la operación de transporte.

¿Qué diferencia a Empliados de un formulario de pedidos o un TMS?

Un formulario exige que el cliente cargue la información en campos predefinidos.

Un TMS permite registrar y administrar las órdenes de transporte.

Empliados agrega agentes de inteligencia artificial capaces de interpretar solicitudes enviadas en lenguaje natural y realizar las gestiones necesarias para completarlas.

El cliente puede seguir enviando un email, un WhatsApp o un Excel, como lo hace habitualmente.

Empliados puede leer esa información, identificar lo importante, solicitar lo que falta y preparar o registrar la orden.

No se trata solamente de digitalizar un formulario.

Se trata de automatizar el trabajo que hoy realiza una persona para convertir una solicitud en un viaje listo para despachar.

¿Cuál es el beneficio?

Empliados puede reducir significativamente el tiempo administrativo dedicado a recibir pedidos, interpretar mensajes y cargar datos repetitivos.

También puede ayudar a disminuir errores de transcripción, acelerar la registración de órdenes y mejorar la comunicación con los clientes.

Para empresas que reciben decenas o cientos de pedidos por día, esta automatización puede liberar muchas horas de trabajo operativo.

El objetivo no es obligar a todos los clientes a cambiar su forma de pedir transporte.

Es permitir que sigan utilizando los canales que ya conocen, mientras agentes de inteligencia artificial se ocupan de transformar esas solicitudes en información operativa.

Empliados convierte emails, WhatsApps y documentos en pedidos de transporte estructurados, conectados con el TMS y listos para que la operación avance.

Conservá esta versión como aprobada y pasemos a la pregunta 37, también con un campo editable.