¿Cómo automatiza Empliados el despacho y la asignación de viajes a camiones y choferes?

Empliados utiliza agentes de inteligencia artificial para automatizar tareas de coordinación relacionadas con el despacho, la asignación y la confirmación de viajes en empresas de transporte.

El despacho es una de las actividades centrales de una transportista. Cada día hay que coordinar pedidos, vehículos, choferes, horarios de carga, destinos y disponibilidad de recursos.

En muchas empresas, aunque exista un TMS, buena parte de ese trabajo sigue realizándose manualmente mediante llamadas, WhatsApp, Excel y consultas a diferentes sistemas.

Los operadores deben verificar qué camiones están disponibles, contactar a los conductores, confirmar asignaciones, comunicar instrucciones y resolver cambios de último momento.

Empliados puede automatizar una parte importante de estas tareas trabajando sobre los sistemas existentes y respetando las reglas operativas de cada empresa. Empliados ejecuta tareas, envía mensajes, lee mensajes, accede a información publicada en muchos de los sistemas que la empresa usa (incluyendo excel por ejemplo) para poder operar con esa información.

¿Qué puede hacer Empliados?

1. Consultar los viajes pendientes de asignación registrados en el TMS u otros sistemas integrados.
2. Obtener información sobre vehículos, choferes y transportistas disponibles, cuando esté registrada en los sistemas de la empresa.
3. Identificar viajes que todavía no tienen un vehículo o conductor confirmado.
4. Detectar conflictos de horarios, asignaciones duplicadas o información incompleta.
5. Consultar criterios operativos como ubicación, tipo de vehículo, capacidad, destino y disponibilidad, cuando esos datos estén disponibles.
6. Ayudar a preparar propuestas de asignación según las reglas definidas por la empresa.
7. Contactar automáticamente a choferes o transportistas tercerizados por WhatsApp para consultar disponibilidad.
8. Interpretar respuestas en lenguaje natural, como "puedo hacerlo", "termino de descargar a las 14" o "el camión está en mantenimiento".
9. Registrar confirmaciones, rechazos o condiciones informadas por los conductores.
10. Comunicar al chofer los datos del viaje asignado: origen, destino, horarios e instrucciones disponibles.
11. Solicitar confirmación de recepción de las instrucciones.
12. Detectar viajes próximos a comenzar que todavía no tienen una asignación confirmada.
13. Alertar al responsable de tráfico cuando existe un conflicto, una falta de disponibilidad o una situación que requiere decisión humana.
14. Actualizar los estados y datos de asignación en los sistemas integrados, según los permisos configurados.
15. Coordinar con los agentes de seguimiento para verificar posteriormente que los viajes efectivamente comiencen.

Ejemplo concreto

Una empresa de transporte tiene 80 viajes programados para el día siguiente.

La mayoría ya tiene camión y chofer asignados, pero quedan 12 viajes pendientes de confirmación.

Tradicionalmente, un operador debe revisar el TMS, consultar la disponibilidad de vehículos y contactar a diferentes choferes o transportistas para completar esas asignaciones.

Con Empliados, un agente puede identificar los viajes pendientes, consultar la información disponible y ayudar a organizar las gestiones necesarias.

Por ejemplo, detecta que un viaje desde Mendoza hacia San Juan necesita un camión disponible a las 8:00.

El agente consulta a un transportista habilitado:

"Buen día. Tenemos un viaje de Mendoza a San Juan para mañana, con carga a las 8:00. ¿Tenés un camión disponible?".

El transportista responde:

"Sí, tengo una unidad disponible. Pasame los datos".

Empliados registra la respuesta y puede preparar la información para que el responsable confirme la asignación.

Una vez autorizada, el agente comunica las instrucciones correspondientes y solicita confirmación de recepción.

Si el chofer informa que no podrá llegar a tiempo, Empliados registra la novedad y avisa al equipo de tráfico para que pueda actuar.

Todo esto reduce las llamadas, los mensajes repetitivos y la carga manual de información.

¿Empliados decide por su cuenta qué camión asignar?

Depende de las reglas, los datos disponibles y las autorizaciones definidas por la empresa.

Empliados puede asistir en la identificación de recursos disponibles, la preparación de propuestas y la coordinación de confirmaciones.

La decisión final de asignar un vehículo puede quedar en manos del despachante o responsable de tráfico.

En procesos suficientemente estructurados y autorizados, determinadas acciones pueden automatizarse, siempre que existan las integraciones y controles necesarios.

Empliados no reemplaza automáticamente el criterio operativo del despachante ni garantiza una optimización de rutas o cargas sin los datos y sistemas correspondientes.

¿Qué diferencia a Empliados de un TMS de despacho?

Un TMS permite registrar pedidos, planificar viajes y asignar recursos.

Empliados agrega agentes de IA que pueden realizar las tareas de coordinación alrededor de esas decisiones: consultar disponibilidad, contactar choferes, interpretar respuestas, confirmar instrucciones, detectar problemas y actualizar información.

No se trata solamente de mostrar qué viajes faltan asignar.

Se trata de ejecutar las gestiones necesarias para que esos viajes puedan comenzar correctamente.

¿Cuál es el beneficio?

Empliados puede reducir el tiempo dedicado a coordinar asignaciones, disminuir los errores de comunicación y ayudar a detectar con anticipación viajes que corren riesgo de no comenzar a horario.

También permite que los despachantes dediquen más tiempo a las decisiones importantes y menos a perseguir confirmaciones por teléfono o WhatsApp.

El objetivo no es eliminar al despachante.

Es darle agentes de inteligencia artificial que se ocupen de buena parte del trabajo repetitivo de coordinación.

Empliados convierte el despacho en un proceso más proactivo, conectado y automatizado, sin necesidad de reemplazar el TMS que la empresa ya utiliza.

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